نکات امنیتی هنگام تهیه کپی از فایل گوگل شیت

در این مطلب چند نکته مهم و امنیتی را که هنگام تهیه کپی از یک فایل گوگل شیت (Google Sheets) باید به آن توجه کنید، بیان می‌کنیم.

کاربرد تهیه کپی از فایل گوگل شیت:

تهیه کپی از فایل گوگل شیت می‌تواند کاربرد و اهداف مختلفی داشته باشد، مثلا داشتن یک نسخه پشتیبان از فایل، کپی از فایل جهت ایجاد و بررسی تغییرات بصورت تستی و..

روش تهیه کپی از فایل گوگل شیت:

برای کپی گرفتن از فایل گوگل شیت می‌توان وارد فضای گول درایو (Google Drive) و پوشه مربوطه شد و فایل گوگل شیت مورد نظر را کپی کرد و یا هنگامیکه که فایل باز است از منوی File گزینه Make a copy را انتخاب نمود.

نکات امنیتی هنگام تهیه کپی از فایل گوگل شیت:

هنگامیکه که گزینه Make a copy را انتخاب کنیم، یک پنجره بصورت زیر باز می‌شود که حاوی چند گزینه است، انتخاب درست این گزینه‌ها در بحث امنیت داده‌ها و فایل گوگل شیت کپی گرفته شده بسیار مهم هستند؛

Attached Apps Script file:

 این قسمت اسکرپیت‌های نوشته شده برای این گوگل شیت را نمایش می‌دهد، هنگام کپی از فایل تمامی کدها و اسکرپیت‌های نوشته شده برای آن نیز کپی می‌شود، در صورت نیاز بعد از تهیه کپی می‌توانید به محیط Apps Script بروید و آنها را حذف نمائید.

Folder:

این گزینه مسیر ذخیره‌سازی فایل کپی رانشان می‌دهد.

Share it with the same people:

با انتخاب این گزینه، گوگل شیت کپی شده با نفراتی که فایل مرجع با آنها به اشتراک گذاشته شده بود، اشتراک گذاری می‌شود. اگر شما Owner شیت مرجع نباشید هنگامیکه از آن کپی می‌گیرید، به عنوان Owner گوگل شیت کپی شده تعریف می‌شوید و در صورت انتخاب این گزینه، Owner فایل مرجع در فایل کپی شده دسترسی Editor خواهد داشت.

Copy comments:

با انتخاب این گزینه کامنت‌های فعال در گوگل شیت جاری، در فایل کپی شده نیز عینا تکرار می‌شوند.

Include resolved comments:

در صورتیکه گزینه قبل (Copy comments) را تیک زده باشید، این گزینه فعال می‌شود، با انتخاب این گزینه علاوه بر کامنت‌های فعال، کامنت‌های بسته شده گوگل شیت جاری نیز در فایل کپی شده، تکرار می‌شوند.

توجه:

در صورتیکه برای ذخیره‌سازی فایل کپی شده، فولدری را انتخاب نمائید که با نفرات دیگری به اشتراک گذاشته باشید، حتی اگر تیک گزینه Share it with the same people را نزنید، گوگل شیت کپی شده با نفراتی که فولدر مذکور با آنها به اشتراک گذاشته شده، با همان سطح دسترسی (View/Edit) به اشتراک گذاشته می‌شود و برای حذف دسترسی نفرات از فایل کپی می‌بایست پس از ایجاد نسخه کپی، از طریق گزینه Share دسترسی نفرات را تغییر داده و یا حذف نمائید، در این حالت یک پنجره به شکل زیر نمایش داده می‌شود؛

Update item only:

با انتخاب این گزینه فقط دسترسی به این فایل تغییر می‌کند / حذف می‌شود.

• در صورتیکه حالت حذف دسترسی را انتخاب کرده باشید، عنوان این آیتم به Remove from item تغییر پیدا می‌کند.

Update parent:

با انتخاب این گزینه دسترسی به فولدر مادر (محل ذخیره سازی فایل) نیز تغییر می‌کند و به تبع آن دسترسی کلیه فایل‌های ذخیره شده در آن فولدر تغییر می‌‌کند / حذف می‌شود.

• در صورتیکه حالت حذف دسترسی را انتخاب کرده باشید، عنوان این آیتم به Remove from parent تغییر پیدا می‌کند.