نحوه استفاده از Conditional formatting در گوگل شیت چیست؟

در این مطلب در مورد کاربرد و نحوه استفاده از Conditional formatting در نرم افزار گوگل شیت Google Sheets صحبت خواهیم کرد.

کاربرد Conditional formatting  ایجاد فرمتهای شرطی است، به این معنی که فرمت یک سلول بطور اتوماتیک براساس شرطی که تعریف می‌کنیم، تغییر یابد. با استفاده از این گزینه، با ایجاد نمایش گرافیکی از داده‌ها می‌توان سریعتر به بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات پرداخت یا اطلاعات خاص را بطور ویژه و برجسته نمایش داد.

برای تعریف Conditional formatting برای یک یا چند سلول، ابتدا آنها را انتخاب کرده سپس بر روی گزینه Conditional formatting در منوی Format کلیک می‌کنیم و اقدام به تعریف شروط (rules) مورد نظر می‌نمائیم.

به عنوان مثال فرض کنید جدولی از داده‌های فروش یک فروشگاه به شرح زیر داریم؛

مقادیر مبلغ (price) را انتخاب کرده و بر روی Conditional formatting کلیک می‌کنیم، پنجره Conditional format rules  به شکل زیر باز می‌شود؛

منوی Conditional format rules دارای دو گزینه به شرح زیر است:

Apply to range: محدوده‌ای که فرمت شرطی در آن اعمال شود

Format rules: قوانین (شروط) فرمت‌بندی

برای تعریف قوانین فرمت‌بندی، می‌توان یکی از دو حالت زیر را انتخاب کرد؛

Single color: تک رنگ

در این حالت فرمت هر سلول براساس شرطی که برای آن تعریف کرده باشیم و مستقل از مقادیر سایر سلول‌های بازه انتخاب شده، تغییر می‌کند، در حالت Single color، آیتم Format rules دارای گزینه‌های زیر است؛

Format cells if...: تغییر فرمت سلول اگر ...

Is empty: اگر خالی باشد

Is not empty: خالی نباشد

Text contains: متن شامل عبارت (کلمه، حروف، کارکتر، عدد و..) خاصی باشد

Text does not contain: متن شامل عبارت خاصی نباشد

Text starts with: متن با عبارت خاصی شروع شود

Text ends with: متن با عبارت خاصی تمام شود

Text is exactly: متن دقیقا برابر با عبارت خاصی باشد

Date is: تاریخ برابر با

Date is before: تاریخ قبل از

Date is after: تاریخ بعد از

Greater than: بزرگتر از

Greater than or equal to: بزرگتر یا برابر

Less than: کوچکتر از

Less than or equal to: کوچکتر یا برابر

Is equal to: برابر باشد با

Is not equal to: برابر نباشد با

Is between: بین دو عدد مورد نظر باشد

Is not between: بین دو عدد مورد نظر نباشد

Custom formula is: تعریف فرمول دلخواه

* براساس انتخاب هر کدام از گزینه‌های بالا، کادر متناسب با آن گزینه جهت ورود اطلاعات (متن، عدد، تاریخ) مورد نظر نمایش داده می‌شود.

Formatting style: استایل و ظاهر فرمت‌بندی

با استفاده از این گزینه، فرمت مورد نظر جهت شرط تعریف شده در بالا (Format cells if) را مشخص می‌کنیم و پیش نمایش فرمت تعریف شده، در همین جا نشان داده می‌شود؛

به عنوان مثال در تصویر زیر، یک شرط با استفاده از حالت Single color تعریف کرده‌ایم؛

Color scale: مقیاس رنگی

در این حالت فرمت هر سلول‌ وابسته به مقادیر سایر سلول‌های بازه انتخاب شده، تغییر می‌کند؛

در حالت Color scale، برای Format rules سه گزینه در نظر گرفته شده که می‌توان آنها را تعریف کرد و نحوه فرمت‌بندی هر گزینه را صرفا می‌توان براساس تغییر رنگ پس زمینه تنظیم سلول نمود، این گزینه‌ها به شرح زیر هستند؛

Minpoint: نقطه حداقل

Min value: حداقل (کمینه) مقادیر موجود در داده‌ها

Number: عدد

Percent: درصد

Percentile: صدک

Midpoint: نقطه میانی

None: هیچ (نقطه میانی درنظر گرفته نشود)

Number: عدد

Percent: درصد

Percentile: صدک

Maxpoint: نقطه حداکثر

Max value: حداکثر (بیشینه) مقادیر موجود در داده‌ها

Number: عدد

Percent: درصد

Percentile: صدک

نکته:

• در حالت Percent، مقدار کمترین داده به عنوان نقطه صفر (0%) و بیشترین داده به عنوان نقطه 100 (100%) در نظر گرفته می‌شود و ارزش هر سلول براساس نسبت داده آن سلول به بیشترین داده محاسبه می شود، سپس براساس شروط تعریف شده، رنگ‌بندی سلول‌ها اعمال می‌گردد، به عنوان مثال به تصویر زیر توجه نمائید؛
• 

• در حالت Percentile، داده‌ها به صدک‌های مختلف تقسیم بندی می‌شوند و رنگ‌بندی هر سلول براساس صدک داده آن سلول اعمال می‌شود، به عنوان مثال به تصویر زیر توجه نمائید؛
• 

توجه:

1. برای نتیجه بهتر و عدم ایجاد تناقض، همواره مقادیر Minpoint، Midpoint و Maxpoint را در یک حالت (Number, percent, percentile) قرار دهید.
2. مقدار Maxpoint در حالت Percentile نباید بیشتر از 100 باشد.
3. مقدار Maxpoint در حالت Percent می‌تواند بیشتر از 100 باشد، اما از لحاظ منطقی بی معنا است، زیرا در حالت Percent، ارزش هیچ داده‌ای نمی‌تواند بیشتر از 100 درصد باشد.

در مطالب بعدی در مورد تنظیمات پیشرفته و نحوه تعریف فرمول در Conditional formatting صحبت خواهیم کرد.